Datenschutzhinweise des Bewerbungssystems der Systemair GmbH

Der Schutz deiner Privatsphäre hat für uns - die Systemair GmbH (im Folgenden: „Systemair“) - einen hohen Stellenwert, denn wir verstehen Datenschutz nicht nur als kunden-, sondern auch als bewerber- und mitarbeiterorientiertes Qualitätsmerkmal.

In den folgenden Datenschutzhinweisen erfährst du, welche Daten wir von dir beim Besuch dieser Webseite und der Nutzung unseres Bewerbungsportals verarbeiten.

1. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO

Datenschutzrechtlich verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist die

Systemair GmbH
Seehöfer Straße 45, 97944 Boxberg
Tel: +49 (0) 7930 9272-0
E-Mail: info@systemair.de

Das vollständige Impressum findest du hier: https://www.systemair.com/de-de/impressum

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sofern du Fragen, Anliegen oder Anregungen zum Datenschutz unser Bewerbungssystem betreffend hast, kannst du dich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Weiterhin kannst du beim Datenschutzbeauftragten auch deine Betroffenenrechte geltend machen.

Postalisch:
Systemair GmbH
c/o Datenschutzbeauftragter
Seehöfer Str. 45, 97944 Boxberg

Per E-Mail:datenschutz@systemair.de

3. Aufruf der Karriereseite

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Aufruf der Systemair Karriereseite findest du in den Datenschutzhinweisen des Bereitstellers der Seite talentsconnect AG unter: https://www.talentsconnect.com/privacy?utm_source=talents-connect&utm_medium=organic&utm_campaign=talents-connect

4. E-Mail-Kontakt │Telefonkontakt

Zweck der Datenverarbeitung │ Rechtsgrundlage:

Persönliche Angaben, die du uns am Telefon oder per E-Mail überlässt, behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir verwenden deine Daten ausschließlich zweckgebunden, um deine Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit.f DSGVO. In diesem Fall steht dir ein Widerspruchsrecht zu, vgl. Ziff.8. Das berechtigte Interesse seitens Systemair ergibt sich aus dem Anliegen, Anfragen der Webseitenbesucher zu beantworten.

Bitte beachte, dass Bewerbungen oder Nachrichten, die du uns direkt per E-Mail sendest, ohne Transportverschlüsselung übertragen werden. Wir bitten dich daher vorzugswürdig unser Online-Bewerbungssystem zu nutzen, sofern du uns vertrauliche Daten mitteilen möchtest.

Empfänger │ Kategorien von Empfängern:

Innerhalb der Systemair GmbH (bzw. innerhalb des Systemair-Konzerns im Falle von Stellen, die als Funktion in der Systemair-Gruppe ausgeschrieben sind) erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf deine Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

Für den Fall einer geplanten Einstellung werden zuvor die Unterlagen der betroffenen Bewerbung gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Betriebsverfassungsgesetzes unserem Betriebsrat vorgelegt, damit dieser seine gesetzlichen Mitbestimmungsrechte wirksam ausüben kann.

Wir nutzen für unseren Bewerbungsprozess die Personalmanagement-Software der EASY SOFTWARE AG, mit deren Hilfe wir den Bewerbungsprozess und die Stellenausschreibungen verwalten können. Hierfür haben wir mit dem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Darüber hinaus geben wir deine Bewerbung niemals an Dritte außerhalb der Systemair Gruppe weiter. Sollten wir personenbezogene Daten an Unternehmen der Systemair-Gruppe außerhalb der Europäischen Union übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder ER-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Speicherdauer │ Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Alle personenbezogenen Angaben, die du uns gegenüber bei Anfragen per E-Mail zukommen lässt, werden von uns in unser Online-Bewerbungsportal importiert. Hier werden personenbezogene Daten von Bewerbern grundsätzlich nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist. Mit Arbeitsantritt bei uns werden deine persönlichen Daten zur Personalakte genommen. Die gespeicherten Daten nicht berücksichtigter Bewerber löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Eine gesonderte Mitteilung über die Löschung dieser Daten erfolgt nicht. Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche geltend gemacht werden können. Gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung werden berücksichtigt. Sind diese abgelaufen, werden personenbezogene Daten in der Regel spätestens gelöscht.

5. Online-Bewerbungssystem

Du hast zudem die Möglichkeit, dich auf die von uns ausgeschriebenen Stellen über unser Bewerbungsportal zu bewerben. Dabei stellst du uns deine persönlichen Daten für die Verwendung innerhalb eines konkreten Bewerbungsverfahrens zur Verfügung:

Deine Daten werden dabei durch deine Eingabe über das Eingabeformular auf der Karriereseite erfasst und vom Bereitsteller der Seite - talentsconnect AG – gespeichert und per Schnittstelle in das Bewerbungsmanagementsystem unseres Software-Partners – der EASY SOFTWARE AG – importiert. Uns und unseren Partnern sind Vertraulichkeit und Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten wichtig. Wir haben daher die Verarbeitung und Speicherung deiner personenbezogenen Daten so organisiert und die erforderlichen technischen Maßnahmen getroffen, dass die Vertraulichkeit deiner Bewerbung sichergestellt ist. Die Datenübertragung ist abgesichert, da sie mit einer automatisch aktivierten Verschlüsselung erfolgt. Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung nach den allgemeinen aktuellen Standards zur Datensicherheit.

Um deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungssystem berücksichtigen zu können sind mindestens folgende Angaben erforderlich:

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Lebenslauf / komplette Bewerbungsunterlagen (bspw. Mit Anschreiben, Zeugnissen)

Diese Angaben sind auch in unserem Bewerbungsportal entsprechend als Pflichtfelder markiert. Wir verarbeiten diese Angaben ausschließlich für den Zweck der Bewerberauswahl nach § 26 Abs. 1 BDSG. Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht. Darüber hinaus kannst du selbst entscheiden, ob du uns in deinen Bewerbungsunterlagen weitere Angaben, wie z.B. deine Telefonnummer zur besseren Beurteilung deiner Bewerbung bzw. zur vereinfachten Kommunikation zur Verfügung stellen möchtest. Diese Angaben erfolgen freiwillig und sind für die Bewerbung nicht zwingend erforderlich. Deine freiwilligen Angaben verarbeiten wir dann auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden dich hierfür an datenschutz@systemair.de. Deine Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich innerhalb von Systemair, soweit dies im Einzelfall datenschutzrechtlich zulässig ist.

Bei einer Online-Bewerbung über unser Online-Bewerbungssystem übermittelst du lediglich die zur Bewerbung erforderlichen Daten an uns, hast jedoch keinen direkten Zugang zu deiner Bewerbung. Sobald deine Bewerbungsunterlagen bei uns im Bewerbungsportal erfasst sind, erhältst du automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Anschließend prüfen wir deine Bewerbung und melden uns bei dir per E-Mail oder telefonisch.

Sofern du deine Bewerbungsunterlagen nach Übersendung an uns abändern oder ergänzen möchtest, bitten wir dich deinen Berichtigungsanspruch an unsere Personalabteilung zu richten. Übersende hierzu eine E-Mail an: bewerbung@systemair.de oder kontaktiere unsere Personalabteilung auf dem Postweg: Systemair GmbH, c/o Personalabteilung, Seehöfer Straße 45, 97944 Boxberg.

Zweck der Datenverarbeitung │ Umfang │ Rechtsgrundlage

Sämtliche Angaben und Anlagen, die du mit deiner Bewerbung an uns übersendest, werden von uns ausschließlich für die Bearbeitung der von dir abgegebenen Bewerbung verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist §26 Abs.1 S.1 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO.

Zweck berechtigtes Interesse	Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten	Rechtsgrundlage
Nutzung der Website zur Bewerbung / Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit der betroffenen Person.	Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Kommunikationsdaten, anderweitige Daten, die du uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem du sie hochlädst oder uns anderweitig zukommen lässt, wie etwa in deinem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse	Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG
Übermittlung an andere Unternehmen der Systemair-Gruppe und Speicherung dort für 12 Monate, um Sie auch dort für passende Stellen zu berücksichtigen.	Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Kommunikationsdaten, anderweitige Daten, die du uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlässt, indem du sie hochlädst oder uns anderweitig zukommen lässt, wie etwa in deinem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse.	Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO
Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.).	Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.).	Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO
Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden die Daten außerdem zur Missbrauchskontrolle in die Personalakte des Betroffenen gespeichert.	Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, anderweitige Daten, die du uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlässt, indem du sie hochlädst oder uns anderweitig zukommen lässt, wie etwa in deinem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse	Art. 6 Abs. 1 S.1lit f DSGVO
uf Grund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche.	Stammdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten	Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO
Einwilligungsmanagement (Verwaltung von datenschutz- und lauterkeitsrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen).	Stammdaten, datenschutzrechtliche Erklärungen	Art. 6 Abs. 1 S.1 lit.c DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen).	Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.	Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO

Zur Einhaltung der Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsrecht, des Sozialschutzes sowie zum Schutz der sozialen Sicherheit gemäß Art. 9 Abs.2 lit. b DSGVO i.V.m. §22 Abs.1 Nr.1 lit.a BDSG.
Zum Zweck der Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin sowie für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gemäß Art. 9 Abs.2 lit.h DSGVO i.V.m. §22 Abs.1 Nr.1 lit.b BDSG.

Empfänger │ Kategorien von Empfängern:

Wir nutzen für unseren Bewerbungsprozess wie eingangs beschrieben zur Erfassung der Bewerberdaten das Kontaktformular auf der Karriereseite des Bereitstellers talentsconnect AG und die Personalmanagement-Software der EASY SOFTWARE AG, mit deren Hilfe wir den Bewerbungsprozess und die Stellenausschreibungen verwalten können. Hierfür haben wir mit den Dienstleistern einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Darüber hinaus geben wir deine Bewerbung niemals an Dritte außerhalb der Systemair GmbH bzw. Systemair-Gruppe weiter. Sollten wir personenbezogene Daten an Unternehmen der Systemair-Gruppe außerhalb der Europäischen Union übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder ER-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Speicherdauer:

Personenbezogene Daten von Bewerbern werden grundsätzlich nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist.

Mit Arbeitsantritt bei uns werden deine personenbezogenen Daten zur Personalakte genommen. Die gespeicherten Daten nicht berücksichtigter Bewerber löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Eine gesonderte Mitteilung über die Löschung dieser Daten erfolgt nicht.

Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche geltend gemacht werden können. Bei erfolgloser Bewerbung werden deine Daten und Unterlagen spätestens sechs Monate nach Versenden der Ablehnungsmitteilung gelöscht. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO in dem berechtigten Interesse, etwaige Rechtsansprüche abzuwehren. Gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung werden berücksichtigt. Sind diese abgelaufen, werden personenbezogene Daten in der Regel spätestens gelöscht.

6. Betroffenenrechte

Bei der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO dir als betroffene Person bestimmte Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Du hast das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob deine Person betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hast du ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Du hast das Recht, unverzüglich die Berichtigung dich betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Du hast das Recht, zu verlangen, dass dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn du Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt sind, hast du das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Es steht dir darüber hinaus jederzeit ein Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Du kannst dich hierfür an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes wenden, in welchem du deinen Wohnsitz hast oder an die Behörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.

7. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) erhoben, steht dir das Recht zu, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe deines Namens, deiner Adresse oder anderer Identifikationsmerkmale erfolgen an:

Systemair GmbH
c/o Datenschutzbeauftragter
Seehöfer Str. 45
97944 Boxberg

E-Mail: datenschutz@systemair.de

Stand: 19.04.2023